怎么快速提高工作效率 这么做一次性提升
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由日本人山下英子提出,在2010掀起日本社会广泛讨论的「断舍离」一词。原意为「断绝不需要的东西;舍去多余的事物;脱离对物品的执着。」被身为「杂物管理谘询师」的山下英子提出,作为针对家居收纳的理念论述,之后也被引申到不同领域使用。而或许你没曾想过,此论点放到工作上也仍适用!
1、「断」断绝工作中的其他干扰
对于总嫌时间不够多的工作者来说,在一天八小时中,花最多时间在收发信件、回应同事突如其来的口头提问,或是不断回复各式通讯软体的即时通知。这类看似不会佔用太多分秒的「小回复」,其零碎时间累积起来也是非常可观;更别说,你总是守着E-mail信箱亮灯就点开,或是即刻回应同事群组的小提问,都将不断切断你手边正在处理的待办事项、打乱你的思绪,让你的工作日程总是无法如期完成。
小建议:收发信箱建议定时一次解决,选定一上班、中午、下班前这几个回应重点时段即可,便可避免无时无刻都在回复信件的窘境。而对于不间断的即时通讯轰炸,则可针对重要的「人、事」设定通知处理,并视情况定时回应;而像是同事日常闲聊的视窗,则可设定不通知,避免过多的社交应对让你坏了正事。
2、「舍」掌握优先顺序,去芜存菁
工作效率欠佳的人,最常出现两个极端的工作性格,第一种是「柿子挑软的吃型」型,做事都先处理最轻松、最想做的待办事项,而面对困难棘手的任务,则总是选择不断拖延,直至截止日期前才赶紧赶工,应付了事;第二种则是总是「先处理最困难」型,又不幸本身在工作上有追求完美的性格,让你花太多时间在特定一项任务上,而挤压到后续的工作日程,最后也只能赶在截止前敷衍交差。如你也是前述这两类的工作者,很可能这正是你惯性拖延、工作效率快不起来的原因之一。
小建议:想要全面提升个人的工作效率,就必须先放弃你原本习惯的工作顺序。首先,你必须掌握每日、每周、每月有多少待办事项,并排列出「紧急且重要、不紧急但重要、紧急但不重要、不紧急也不重要」四种工作类型,如此便能知道,真正应该先处理哪项工作,而非凭感觉排顺序。而规划每项工作顺序后,此时要先了解你拥有「多少时间」能完成以上所有的细项,再逐一划分各项你预计花费多少时间完成,并谨守这项时刻表执行,不执着、不拖延于特定项目,便能将工作效率有效掌握。另外,适时找帮手也是一大关键,千万别有「万事一人扛」的英雄式心态,适时将工作分配出去给专业,便能让团队效率更高且更紧密!
3、「离」不加班,下班后抓回生活重心
在此,得先撇除你是因工作量过多而被动加班的工作者,此处想讨论的是「惯性加班」的心态。这类工作者很可能表定下班时间为18:00,但他们在内心会默默将工作行程排到七点或甚至八点,所以习惯主动拉长工时的心态,便是让你工作效率下降的主因。总认为截止时间(下班时间)还有比预期多1~2小时,故在处理态度上就会显得较为不急迫且慢节奏;如不幸又遇上头突如其来的临时任务指派,因为已经自主延长工时,除了要完成既定日程工作外,此刻又多了新任务,便会被工作压得喘不过气因而身心疲惫。
小建议:以公司表定工时排妥每日工作事项,不刻意拉长工时,并掌握「每天要准时下班」作为工作最高指导塬则。让生活及工作的时间能有所平衡及明确切换,长期下来,才不会因工作压力过大、工时过长而有压垮身心健康之远忧。
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